Kalian sebagai desainer freelance pasti sudah sering menerima project dari klien, namun apakah selalu ada surat kontrak yang dibuat? Surat kontrak sangat penting untuk melindungi kalian dan klien agar tidak ada yang merasa dirugikan. Ada beberapa trik yang bisa kalian terapkan agar surat kontrak kalian bisa maksimal dalam menunjang bisnis desain freelance kalian.
Judul 1 – Kenali Teman Dalam Bisnis: Siapa Saja Yang Terlibat?
1 – Identifikasi Klien
Sebelum membuat surat kontrak, kenali dulu klien kalian. Pelajari profil klien dan cari tahu apakah klien tersebut perusahaan atau individu. Hal ini penting karena surat kontrak untuk perusahaan akan berbeda dengan individu.
2 – Riset Target Pasar
Setiap project pasti memiliki target pasar yang berbeda. Kalian harus benar-benar tahu target pasar project tersebut agar surat kontrak kalian bisa menyesuaikan dengan kebutuhan pasar tersebut. Dengan begitu, klien akan merasa puas dengan hasil project kalian.
Judul 2 – Buat Timeline Project
1 – Tentukan Deadlines
Buatlah timeline project yang jelas dan spesifik. Tentukan deadlines yang jelas agar klien bisa tahu kapan kalian akan menyelesaikan project tersebut. Pastikan juga kalian bisa mengikuti timeline tersebut. Karena penundaan akan merugikan klien kalian.
2 – Jangan Lupa Revisi
Jangan lupa untuk menambahkan timeline revisi jika suatu saat markas klien ingin merubah beberapa hal pada project kalian. Dengan demikian, kalian tidak perlu buru-buru menyelesaikan revisi karena sudah dijadwalkan dengan baik sejak awal.
Judul 3 – Buat Perencanaan Anggaran
1 – Tentukan Biaya Project
Tentukan biaya project dari awal dan jangan lupa untuk melampirkan dalam surat kontrak. Hal ini akan menghindari kesalahpahaman di awal, sehingga klien tidak bertanya-tanya tentang harga kalian. Tentukan juga pembayaran yang diminta setelah menyelesaikan milestone dalam suatu project yang berjalan.
2 – Hitung Biaya Lainnya
Jangan lupa untuk menghitung biaya lainnya seperti biaya transportasi atau biaya material yang memang diperlukan dalam project tersebut. Hal ini juga melindungi kalian dari pengeluaran yang tidak terduga, karena sudah dihitung sejak awal.
Judul 4 – Buat Detail Kontrak
1 – Tentukan Bentuk Kontrak
Ada beberapa bentuk kontrak yang bisa kalian gunakan, seperti kontrak tertulis atau kontrak secara lisan. Namun, sangat disarankan untuk menggunakan kontrak tertulis yang sangat jelas. Hal ini penting untuk melindungi kalian dan klien dari perbedaan kesepakatan yang tidak jelas.
2 – Tambahkan Detail Lainnya
Tambahkan beberapa detail penting seperti hak cipta kalian, hak cipta klien, dan penyelesaian sengketa jika ada masalah yang terjadi. Hal ini bisa menghindari perbedaan pendapat dan sengketa di kemudian hari.
Judul 5 – Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
1 – Hindari Bahasa yang Terlalu Formal
Jangan menggunakan bahasa yang terlalu formal dan sulit dipahami klien. Gunakan bahasa yang mudah dipahami agar klien tidak bingung. Hal ini akan memudahkan bagi klien untuk membaca dan memahami isi surat kontrak.
2 – Jangan Gunakan Istilah Teknis yang Sulit Dipahami
Jangan gunakan istilah teknis yang sulit dipahami oleh klien. Kalian harus menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh klien untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman. Sehingga klien akan merasa nyaman dan percaya untuk bekerja dengan kalian.
Judul 6 – Jangan Lupa untuk Menyimpan Salinan Kontrak
1 – Simpan Dalam Folder yang Mudah Ditemukan
Jangan hanya menyimpan surat kontrak kalian di satu tempat saja, namun kalian harus menyimpan salinan kontrak di beberapa tempat untuk memastikan tidak hilang. Pastikan kalian juga menyimpan dalam folder yang mudah ditemukan seperti Google Drive atau Dropbox.
2 – Simpan Bukan Hanya di Komputer atau Laptop
Simpan bukan hanya di komputer atau laptop saja, namun kalian juga harus menyimpan dalam harddisk eksternal atau flashdisk. Ini penting untuk menghindari hilangnya data karena suatu masalah teknis.
Judul 7 – Berikan Penjelasan pada Klien Mengenai Surat Kontrak
1 – Jangan Asal Jadi, Luangkan Waktu untuk Menjelaskan Kontrak
Jangan menganggap remeh klien dengan tidak menjelaskan surat kontrak yang dibuat. Luangkan waktu untuk menjelaskan kontrak tersebut agar klien bisa mengerti dan tidak ada yang tertinggal atau mengalami penyimpangan dari kontrak.
2 – Beri Tahu Pentingnya Surat Kontrak
Beri tahu pentingnya surat kontrak, seperti melindungi kalian dan klien, agar klien tidak menganggap ini hanya formalitas belaka. Kalian juga bisa meminta klien untuk membaca dan menandatangani kontrak tersebut sebelum memulai project.
- Jangan lupa untuk total semua biaya di kontrak dan pastikan tidak ada yang terlewatkan
- Minta klien untuk menyelesaikan pembayaran sesuai jadwal yang telah disetujui
- Buat backup di komputer kalian secara berkala untuk menghindari kehilangan data
Dengan menerapkan trik di atas, kalian akan dapat menggunakan surat kontrak dengan optimal agar bisnis desain freelance kalian semakin terjaga dan terjamin. Untuk mempermudah pembuatan surat kontrak, kalian bisa menggunakan produk Delancer yang berisi kumpulan template surat-menyurat untuk desainer dan freelancer. Dapatkan produk Delancer di sini.
