Kalian sebagai desainer dan freelancer pasti sering kali harus melakukan surat menyurat ketika mengerjakan project desain. Surat menyurat yang profesional akan memberikan kesan yang baik pada klien atau pihak yang Anda ajak bekerja sama. Oleh karena itu, kali ini Eveerykit akan memberikan beberapa tips untuk membuat surat menyurat yang professional. Simak ulasannya di bawah ini:
1. Memilih Format Surat yang Tepat
Format Ragam Kerja
Ketika kalian bekerja dengan sebuah perusahaan, biasanya surat yang digunakan adalah format ragam kerja. Format surat ini sangat formal dan biasa digunakan ketika bersurat dengan pihak yang tidak dikenal.
Format Santunan Sosial
Format surat ini biasanya digunakan ketika kalian menyampaikan undangan atau proposal kerjasama. Surat dengan format santunan sosial memiliki kesan yang lebih ramah dan mudah diterima oleh pihak yang Anda ajak bekerja sama.
2. Menjaga Bahasa Formal dalam Surat
Menjaga Sebuah Etika dalam Bahasa Menulis
Dalam surat menyurat, penting untuk menggunakan bahasa formal yang santun dan sopan. Selalu gunakan bahasa yang baik serta jangan gunakan kata-kata kasar atau yang dapat dianggap sebagai bentuk penghinaan.
Menghindari Singkatan yang Tidak Dikenal
Ketika kalian menggunakan singkatan dalam surat menyurat, sebaiknya gunakan singkatan yang sudah dikenal dan tidak asing di telinga penerima surat.
3. Menjaga Kerapian Surat
Penyusunan Paragraf dan Margins yang Baik
Surat yang baik harus rapi dan mudah dibaca. Pastikan paragraf tersusun rapih dan margins teratur.
Menyisipkan Line Spacing
Menyisipkan line spacing pada format surat akan lebih mudah dibaca dan terlihat rapi.
4. Mengetahui Tujuan Surat
Menjelasan Penawaran Tawaran Kerjasama
Ketika Anda membuat surat yang menjelaskan sebuah tawaran kerjasama, pastikan untuk memberikan penjelasan yang jelas dan mudah dimengerti.
Menyampaikan Informasi dengan Jelas
Ketika kalian membuat surat yang menyampaikan informasi, tuliskan informasinya dengan jelas dan mudah dimengerti oleh penerima surat.
5. Menyertakan Logo Perusahaan dan Tanda Tangan
Menambahkan Logo Perusahaan pada Surat
Menambahkan logo perusahaan pada surat dapat memberikan kesan yang profesional dan kredibel.
Menandatangani Surat
Menandatangani surat dengan tangan akan memberikan kesan yang lebih personal dan menunjukkan bahwa kalian serius dalam melakukan kerjasama.
6. Menjaga Kesesuaian Isi Surat dan Lampiran
Menjelaskan Isi Lampiran pada Surat
Pada bagian akhir surat, kalian dapat menjelaskan apa saja lampiran yang disertakan pada surat serta tujuan dari lampiran tersebut.
Menyisipkan Link ke Lampiran
Menyisipkan link ke lampiran pada surat akan memudahkan pihak penerima untuk mengunduhnya.
7. Mengakhiri Surat dengan Kalimat Ramah dan Hormat
Menyertakan Kalimat Penutup yang Tepat
Kalimat penutup pada surat harus disertakan dengan kata-kata yang sopan dan ramah. Salah satu contohnya adalah “Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.”
Menandatangani surat
Terakhir, jangan lupa menandatangani surat yang kalian buat untuk menunjukkan keseriusan dan kredibilitas kerjasama.
Bonus Tips:
- Pastikan semua data dan informasi yang tercantum dalam surat lengkap dan akurat.
- Periksa kembali grammar dan ejaan dalam surat agar terlihat lebih profesional.
Demikianlah beberapa tips untuk menjadi profesional dalam surat menyurat saat mengerjakan project desain. Untuk mendapatkan produk digital inovatif dari Eveerykit untuk para desainer & freelancer, kalian dapat mengakses link berikut: Eveerykit.
