Halo kalian semua! Dalam project kalian dengan klien, follow up adalah hal yang sangat penting untuk memastikan project berjalan dengan lancar. Namun, tidak semua follow up efektif. Jadi, di blog ini, kami akan memberikan tips untuk membuat follow up yang lebih efektif kepada kalian agar project kalian bisa tuntas dengan hasil terbaik.
Jaga Komunikasi
Untuk project apapun, komunikasi adalah krusial dalam menjaga relasi klien dan project kalian sejalan. Berikut adalah beberapa tips untuk memastikan komunikasi yang baik dengan klien:
1.4 Laporan Project yang Teratur
Jangan biarkan klien kalian menghubungi kalian dan mengajukan pertanyaan sepanjang waktu. Ciptakan jadwal untuk mengirim laporan project secara teratur sebagai update dan liaison atas apa yang telah kalian capai.
1.5 Jadwal Permintaan Meeting
Buat jadwal untuk meeting berikutnya. Ini akan membantu mengurangi tekanan di sisi klien karena mereka akan tahu hari dan waktu pertemuan berikutnya.
Pastikan Percakapan Dimulai Dengan Sapaan Hangat
Terkadang, kalian hanya menghubungi klien ketika kalian memerlukan sesuatu. Namun, kalian harus ingat bahwa klien juga manusia yang butuh diperhatikan dan hangat dalam percakapan. Berikut adalah beberapa tips untuk memulai percakapan hangat dengan klien:
2.4 Mulai dengan Menanyakan Kabar
Cari tahu kabar klien, baik atau buruk, dan berikan feedback atas kabar tersebut.
2.5 Pujilah Hasil Kerja Mereka
Jika klien telah berhasil menyelesaikan apa yang mereka kerjakan, kirimi pesan singkat memberikan apresiasi atas kinerja mereka.
Gunakan Bahasa Sopan, Tepat, dan Asertif
Ada kalanya kalian harus mengemukakan pendapat tanpa menyakiti perasaan klien. Dalam hal ini, bahasa sopan, tepat, dan asertif akan membantu kalian untuk mencapai tujuan kalian tanpa membuat klien merasa tersinggung. Berikut adalah beberapa tips untuk menggunakan bahasa sopan, tepat, dan asertif dalam follow up:
3.4 Gunakan Bahasa Netral
Berikan saran atau feedback dalam bahasa netral yang jelas dan mudah dimengerti klien.
3.5 Menggunakan Bahasa Asertif
Jangan takut untuk memberikan masukan atau feedback. Menggunakan bahasa yang asertif akan membantu klien memahami bahwa kalian ingin mereka bersikap terbuka terhadap masukan yang diberikan.
Timbangkan Waktu Follow Up
Jangan terlalu sering atau jarang menghubungi klien. Ciptakan jadwal yang tepat untuk menghubungi klien. Berikut adalah beberapa tips untuk timbangkan waktu follow up secara tepat:
4.4 Ciptakan Jadwal Follow Up yang Teratur
Membuat jadwal follow up teratur akan membantu kalian menghindari kejadian mengganggu klien secara berlebihan.
4.5 Timbangkan Keperluan Follow Up
Membuat alasan yang jelas untuk menghubungi klien akan memastikan bahwa kalian hanya mengirim pesan ketika sangat diperlukan.
Buat Jalan Keluar Bersama
Jika ada konflik yang muncul, buat usaha agar kalian dapat mencari jalan keluar bersama yang memuaskan kedua belah pihak. Berikut adalah beberapa tips untuk mencari jalan keluar bersama dalam project:
5.4 Ajukan Pertanyaan Terbuka
Bertanya dengan terbuka tentang harapan klien akan mengarah pada solusi yang lebih baik.
5.5 Diskusikan Ide-ide
Jangan takut untuk mengusulkan solusi yang lain. Diskusikan ide-ide tersebut bersama dengan klien untuk menemukan jalan keluar terbaik.
Jangan Menghindari Pertanyaan Penting
Terkadang, klien akan memiliki pertanyaan yang sangat penting dalam project mereka dan kalian harus memastikan bahwa kalian menjawab pertanyaan tersebut. Berikut adalah beberapa tips untuk menjawab pertanyaan penting klien:
6.4 Jawab Pertanyaan Dengan Tepat
Berikan jawaban yang sesuai dan tepat pada pertanyaan yang diberikan klien.
6.5 Berikan Informasi Tambahan
Jangan hanya memberikan jawaban yang singkat. Berikan informasi tambahan yang mungkin dapat membantu klien memahami lebih baik.
Tetap Positif
Tentu saja, semuanya dapat terjadi dan terkadang terdapat kesalahan yang muncul dalam project. Namun, kalian harus tetap tenang, positif, dan jangan panik. Berikut adalah beberapa tips untuk tetap positif dalam situasi yang sulit:
7.4 Jangan Panik
Jangan panik meskipun ada masalah. Kalian harus tetap tenang dan mencari jalan keluar terbaik.
7.5 Tetap Fokus pada Solusi
Tetap fokus pada solusi ketika kalian menangani situasi yang sulit. Ini akan membantu kalian tetap tenang.
Bonus: Penggunaan Wordcopy
- Wordcopy adalah kumpulan template copywriting untuk desainer & freelancer dengan klien
- Dengan Wordcopy, kalian dapat menghemat waktu dalam menulis proposal dan pesan untuk klien
- Template-wordcopy bisa digunakan sebagai dasar untuk menyesuaikan pesan dengan project kalian
- Tersedia template untuk proposal, email follow up, dan pesan untuk klien
Kesimpulan
Follow up adalah penting dalam project dengan klien. Dalam blog ini, kami telah memberikan tips untuk membuat follow up yang lebih efektif kepada kalian, mengenai jaga komunikasi, bahasa sopan, timbangkan waktu follow up, dan tetap positif. Jangan lupa juga untuk menggunakan Wordcopy sebagai media dasar untuk pesan proposal dan follow up. Jangan takut untuk mempraktikkan tips tersebut dan menjalankan project kalian dengan lancar dan efektif.
Untuk membeli Wordcopy, kalian dapat mengunjungi link berikut ini: Wordcopy
