Kalian sebagai freelancer atau desainer pasti sering kali mendapat pertanyaan dari klien. Tidak hanya pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan proyek, namun bisa juga mengenai tawaran kerjasama, harga jasa, atau pertanyaan umum lainnya yang terkadang bisa membuat kalian kesulitan dalam memberikan jawaban yang tepat. Oleh karena itu, dalam artikel ini kami akan memberikan beberapa strategi untuk menjawab pertanyaan klien agar kalian selalu terlihat profesional.
1. Dengarkan Pertanyaan dengan Baik
Maksud dari Dengarkan Pertanyaan dengan Baik
Sebelum menjawab pertanyaan, kalian harus mendengarkan pertanyaan klien dengan baik-baik. Dengarkan dengan penuh perhatian dan jangan sampai menginterupsi.
Teknik Mendengarkan Pertanyaan dengan Baik
Untuk bisa mendengarkan pertanyaan dengan baik, kalian bisa menggunakan teknik pendengaran aktif seperti menganggukkan kepala, membuat kontak mata, dan memberikan respons sesuai dengan pertanyaan yang diajukan.
2. Pastikan Kalian Paham dengan Pertanyaan yang Diajukan
Maksud dari Pastikan Kalian Paham dengan Pertanyaan yang Diajukan
Setelah mendengarkan pertanyaan, kalian harus memastikan bahwa kalian benar-benar memahami pertanyaan yang diajukan. Pertanyaan yang tidak dipahami secara benar akan berpotensi mendapat jawaban yang salah.
Cara Pastikan Kalian Paham dengan Pertanyaan yang Diajukan
Untuk memastikan pemahaman, kalian bisa menanyakan kembali atau merespon pertanyaan tersebut dengan kata-kata kalian sendiri. Pastikan juga bahwa kalian sudah memahami konteks permasalahan yang sedang dihadapi klien.
3. Berikan Jawaban yang Jelas dan Sistematis
Maksud dari Berikan Jawaban yang Jelas dan Sistematis
Jawaban yang diberikan harus terstruktur dengan baik dan mudah dipahami. Jawaban yang ambigu akan membuat klien bingung dan kebingungan akan beresiko pada revisi atau masalah komunikasi di masa mendatang.
Cara Memberikan Jawaban yang Jelas dan Sistematis
Secara umum, kalian bisa memberikan jawaban yang sistematis dengan metode 4W 1H (What, Why, Where, When, and How). Pertama, jelaskan apa yang dimaksud klien dengan pertanyaannya. Lalu jelaskan kenapa pertanyaan tersebut sangat penting. Setelah itu, jelaskan dimana jawaban dari pertanyaan itu bisa dilakukan. Jelaskan juga kapan klien bisa memperoleh jawaban dari pertanyaan tersebut. Terakhir, jelaskan bagaimana klien bisa memperoleh jawaban yang diinginkan.
4. Hindari Jawaban yang Emosional
Maksud dari Hindari Jawaban yang Emosional
Saat klien memberikan pertanyaan atau masalah, terkadang kalian akan merasa tertekan, sulit, atau kesal. Namun jangan sampai jawaban yang diberikan menjadi sampai berbicara secara emosional. Karena jawaban yang emosional dapat menimbulkan konflik diantara klien dan kalian.
Cara Hindari Jawaban yang Emosional
Untuk menghindari jawaban yang emosional, kalian bisa mengambil jeda sejenak untuk menenangkan diri. Kalian juga bisa menyiapkan kata-kata yang lebih tertata agar tidak sampai terbawa emosi. Terakhir, teliti dan periksa kembali jawaban yang akan diberikan sebelum diutarakan secara terbuka ke klien.
5. Berikan Solusi Lebih Daripada Penolakan Saat Tak Bisa Menjalankan Permintaan Klien
Maksud dari Berikan Solusi Lebih Daripada Penolakan Saat Tak Bisa Menjalankan Permintaan Klien
Terkadang klien meminta hal yang sulit untuk kalian kerjakan. Jangan sampai kalian hanya mengatakan tidak bisa tanpa memberikan solusi yang lebih baik.
Cara Memberikan Solusi Lebih Daripada Penolakan Saat Tak Bisa Menjalankan Permintaan Klien
Sebaiknya kalian memberikan solusi alternatif yang lebih memungkinkan. Hal ini akan membantu klien memahami kenapa kalian tidak bisa memenuhi kebutuhan klien. Kalian juga bisa menawarkan jasa atau layanan yang mirip dengan permintaan klien, sehingga klien merasa ada upaya yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhannya.
6. Pertimbangkan Bahasa dan Tone yang Digunakan
Maksud dari Pertimbangkan Bahasa dan Tone yang Digunakan
Cobalah untuk menggunakan bahasa yang sopan dan ramah. Hal ini bisa menunjukkan bahwa kalian menghargai klien dan hubungan kerjasama yang sedang terjalin.
Cara Pertimbangkan Bahasa dan Tone yang Digunakan
Untuk pertimbangan bahasa yang digunakan, cobalah untuk menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh klien. Gunakan istilah yang sudah umum dipakai, hindari bahasa-bahasa asing atau bahasa-bahasa teknis yang mungkin akan membingungkan klien. Untuk tone yang digunakan, cobalah untuk memilih tone yang ramah, tetapi juga profesional. Hal ini bisa menunjukkan bahwa kalian menghargai klien dan hubungan kerjasama yang sedang terjalin.
7. Pastikan Mengirimkan Pesan yang Jelas dalam Email atau Pesan
Maksud dari Pastikan Mengirimkan Pesan yang Jelas dalam Email atau Pesan
Mengirimkan pesan yang jelas adalah penting, terutama dalam email atau pesan. Pesan yang tidak jelas atau mudah salah tafsir bisa membuat klien bingung dan kebingungan akan beresiko pada revisi atau masalah komunikasi di masa mendatang.
Cara Pastikan Mengirimkan Pesan yang Jelas dalam Email atau Pesan
Untuk memastikan mengirimkan pesan yang jelas, pastikan bahwa kalian sudah mengecek kembali pesan atau email yang akan dikirimkan sebelum dikirimkan. Pastikan bahwa tidak ada informasi yang hilang atau ambigu. Pastikan pula bahwa pesan atau email memiliki format yang jelas dan mudah dipahami oleh klien.
Itulah beberapa strategi untuk menjawab pertanyaan klien agar kalian selalu terlihat profesional. Selalu ingat, respons yang baik kepada klien akan menaikkan citra klien kepada kalian sehingga klien mempercayai kalian untuk proyek kalian. Namun, jika kalian kesulitan dalam mengembangkan pola pikir dalam menyampaikan pesan kalian, kalian bisa mencoba menggunakan Wordcopy. Wordcopy merupakan kumpulan template copywriting untuk semua jenis urusan desainer dan freelancer dengan klien. Dengan menggunakan Wordcopy, kalian akan lebih mudah dalam menyampaikan pesan dan membangun citra professional setiap kali menjawab pertanyaan klien.
Tips Bonus:
- Jangan Menunda-nunda Tanggapan
- Pertimbangkan untuk Mengelola Harapan Klien Sebelum menjawab Pertanyaan
- Coba Berkontribusi dalam Mengatasi Masalah
