Mengatur Folder Project Desain dengan Baik untuk Menjaga Tugas Kalian Terorganisir
Kalian sebagai desainer pasti seringkali mendapatkan banyak project sekaligus. Dalam situasi ini, kalian memerlukan sistem organisasi yang baik agar dapat mengelola tugas-tugas kalian dengan efisien. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan mengatur folder project kalian dengan teratur. Di dalam artikel ini, Eveerykit akan memberikan tips-tips dan panduan bagaimana kalian dapat mengatur folder project desain kalian dengan baik.
1. Buat Struktur Folder yang Jelas
Pembahasan:
Pertama-tama, tugas kalian adalah membuat struktur folder yang jelas dan sistematis sehingga mudah untuk ditemukan nantinya. Dalam hal ini, struktur folder anda haruslah disesuaikan dengan jenis project yang sedang anda kerjakan. Berikut adalah beberapa contoh folder yang bisa kalian buat:
Folders dasar:
- Brief Project: folder yang berisi brief project. Sebaiknya nama file brief harus disesuaikan dengan nama folder project yang akan dibuat di master folder;
- Resource: folder yang berisi asset design yang selalu diandalkan. Dalam folder ini, kalian bisa memasukkan font, logo, dan assets lainnya yang sebelumnya sudah kalian buat;
- Master: folder ini mengandung semua folder project yang sedang dikerjakan sementara;
- Clients: folder khusus untuk menyimpan data klien atau kontrak;
- Complete Project: folder yang berisi project yang sudah selesai dilakukan atau sudah siap untuk dilepas ke client.
Dan sub folders:
- Brief: folder ini harus berisi brief project yang spesifik untuk project yang sedang kalian kerjakan. Isi brief ini harus cukup details dan lengkap;
- Concept Art: folder ini berisi file-file design konsep untuk project yang sedang dikerjakan. Bagian ini berisi idea, referensi, dan moodboard;
- Deliverables: setiap deliverables harus ditambahkan ke dalam folder ini. Deliverables di sini ialah hasil desain yang dipakai pada project yang sedang dikerjakan, maksudnya adalah konten yang ada di deliverables tersebutlah yang nantinya menjadi acuan client dalam memilih konten yang akan diambil untuk digunakan. Sebagai contoh, deliverables bisa berupa digital design seperti website layout atau advertising campaign.
2. Nama Folder dan File Dengan Tepat
Pembahasan:
Setelah kalian membuat folder yang spesifik untuk setiap project, langkah selanjutnya ialah memberi nama file dan folder dengan tepat. Pastikan kalian memberi nama yang jelas serta menggambarkan isi dari file atau folder tersebut.
Tips:
- Hindari nama file/ folder yang ambigu dan sulit untuk dimengerti;
- Buat nama yang pendek dan jelas, namun tetap dapat menggambarkan apa yang berada di dalamnya;
- Gunakan singkatan yang mudah dipahami seperti tanggal, tahun, nama klien ataupun nama project untuk nama file atau folder.
3. Pakaian Warna Folder Sesuai dengan Project
Pembahasan:
Pakaian warna folder dapat membantu kalian mengidentifikasi project yang sedang kalian kerjakan. Kalian dapat menggunakan warna folder yang berbeda untuk project yang berbeda. Dalam hal ini, kalian dapat menggunakan warna berdasarkan warna branding dari klien atau warna project yang sesuai dengan mood dari project tersebut.
Tips:
- Hindari warna yang sulit dibaca seperti warna terlalu terang, atau warna yang terlalu gelap;
- Pilih warna dengan hati-hati dan terkait dengan warna branding atau tema project;
- Gunakan warna tertentu untuk bagian tertentu dari project. Contohnya, kalian bisa menggunakan warna berbeda untuk folder brief dan folder deliverables.
4. Buat Format Nama File yang Sama
Pembahasan:
Format nama file yang sama dapat membantu kalian dalam mengorganisir file. Dalam hal ini, kalian dapat menambahkan jenis file di awal nama file dengan harapan kalian dapat mengetahui jenis file dengan mudah dan serta kamu dapat melakukan pencarian file dengan mudah di kemudian hari.
Tips:
- Gunakan format nama file yang sama untuk file dengan jenis yang sama;
- Coba gunakan format nama file dengan informasi seperti tanggal, tahun, atau nomor kode yang berkaitan dengan project. Contoh, project_1_homepage_2021.psd;
- Jangan gunakan simbol atau tanda baca yang dapat membingungkan nama file atau menghilangkan nama file ketika melakukan penyimpanan. Contohnya jangan menamai file dengan format resume (1).pdf atau project#1.psd.
5. Backup File secara Berkala
Pembahasan:
File hilang karena kegagalan sistem atau sistem yang tidak teratur dalam jangka waktu yang panjang sebenarnya dapat terjadi pada siapa saja. Agar tidak mengalami kegagalan semacam ini, Eveerykit merekomendasikan backup file secara teratur dengan cadangan di cloud ataupun hard disk eksternal.
Tips:
- Gunakan aplikasi backup otomatis seperti Dropbox atau Google Drive untuk membackup file secara otomatis;
- Simpan file backup pada hard disk eksternal atau flash disk untuk mengantisipasi kinerja sistem yang buruk atau jika komputer anda gagal;
- Backup file setiap kali ada update atau perubahan pada file.
6. Buat System Naming Consistency
Pembahasan:
System atau format yang sama akan sangat membantu dalam mengorganisasikan project kalian dan membuatnya mudah dipahami. Eveerykit menyarankan agar kalian menggunakan system dan format yang konsisten dalam menamai file dan folder project kalian.
Tips:
- Buat checklist dengan format nama file dan folder kalian. Pastikan semua project mengikuti format yang sama;
- Pastikan kalian menggunakan system bertingkat seperti yang dipaparkan di awal dan ikuti dengan konsisten;
- Ketika bekerja bersama tim, pastikan setiap orang mengikuti system dan format yang sama.
7. Bersihkan Unnecessary Files Secara Berkala
Pembahasan:
Terakhir, eveerykit menyarankan agar kalian membersihkan file yang tidak diperlukan secara teratur. Dalam hal ini, kalian harus mengevaluasi proyek anda secara berkala dan membuang file yang tidak dibutuhkan sebelum terlambat sangat diperlukan di waktu mendatang.
Tips:
- Setiap kali anda selesai bekerja pada proyek, evaluasi project tersebut dan hapus file-file yang tidak diperlukan;
- Setelah project selesai, move project ke folder complete atau beri tanda completed. Pastikan file yang dibutuhkan dan relevan dengan project akan tetap tersedia;
- Coba lakukan pembersihan file secara berkala, misalnya setiap seminggu atau setiap bulan.
Itu dia beberapa tips yang Eveerykit suguhkan agar kalian bisa mengatur folder project kalian dengan teratur dan efisien. Dengan mengikuti tips-tips tersebut, kalian dapat menghindari kebingungan dan kekacauan dalam mengel
