Kalian mungkin sering mengalami kesulitan untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk project kalian. Salah satu cara yang dapat kalian lakukan adalah dengan mengajukan pertanyaan pada klien kalian. Namun, kalian harus tahu cara yang tepat agar klien merasa terdengar dan memberikan jawaban yang sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat kalian ikuti.
Menentukan Pertanyaan yang Diperlukan
Menyusun daftar pertanyaan
Pertanyaan yang kalian ajukan haruslah relevan dengan project kalian. Maka dari itu, kalian perlu menyusun daftar pertanyaan yang diperlukan. Hal ini akan membantu kalian dalam mengumpulkan informasi yang benar-benar diperlukan.
Mempelajari Bisnis Klien
Untuk menentukan pertanyaan yang paling efektif, kalian perlu mempelajari bisnis klien kalian. Dengan cara ini, kalian dapat mengerti tentang kepentingan mereka, serta cara mereka menjalankan bisnis.
Membangun Hubungan dengan Klien
Mendengarkan dengan Aktif
Ketika klien sedang menjelaskan jawaban mereka, kalian perlu mendengarkan dengan aktif dan memberikan reaksi yang sesuai. Hal ini dapat membantu kalian untuk membangun hubungan yang baik dengan klien kalian.
Berempati dengan Klien
Perlu diingat bahwa klien kalian adalah manusia yang memiliki perasaan. Oleh karena itu, kalian perlu berempati dengan mereka dan memahami kebutuhan mereka.
Mengajukan Pertanyaan secara Efektif
Menghindari Pertanyaan Pusat
Pertanyaan yang terlalu umum dapat menyebabkan klien kalian bingung. Oleh karena itu, kalian perlu menghindari pertanyaan pusat. Sebaliknya, kalian dapat mengajukan pertanyaan khusus yang terkait dengan project kalian.
Mengajukan Pertanyaan Tertutup dan Terbuka
Kalian perlu menentukan jenis pertanyaan apa yang harus kalian ajukan. Pertanyaan tertutup dapat memberikan jawaban yang singkat, sementara pertanyaan terbuka dapat memberikan jawaban yang lebih panjang dan terperinci.
Menghindari Pertanyaan yang Menyulitkan Klien
Menggunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh klien kalian. Hindari penggunaan kata-kata yang sulit dan teknis.
Menghindari Pertanyaan yang Bersifat Personal
Jangan mengajukan pertanyaan yang terlalu personal. Ini dapat membuat klien kalian merasa tidak nyaman dalam memberikan jawaban.
Mengucapkan Terima Kasih pada Klien
Menunjukkan Penghargaan
Setelah pertanyaan kalian terjawab, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih pada klien kalian. Tunjukkan penghargaan kalian atas waktu dan usaha yang mereka berikan untuk menjawab pertanyaan kalian.
Memberikan Klarifikasi
Jika terdapat jawaban yang kurang jelas atau menimbulkan pertanyaan lebih lanjut, kalian dapat memberikan klarifikasi. Hal ini akan membantu kalian dalam memahami lebih jelas tentang kebutuhan klien.
Bonus Tips untuk Mengumpulkan Informasi dengan Cepat
- Gunakan formulir pertanyaan yang telah disiapkan terlebih dahulu untuk menyederhanakan proses pengumpulan informasi.
- Set waktu yang tepat untuk mengajukan pertanyaan pada klien kalian agar tidak mengganggu kegiatan mereka.
- Gunakan teknologi seperti aplikasi meeting online untuk memungkinkan diskusi secara langsung dan membantu kalian mengumpulkan informasi dengan cepat.
Kesimpulan
Mengajukan pertanyaan pada klien adalah langkah penting dalam mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk project kalian. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah disebutkan di atas, kalian dapat memperoleh jawaban yang tepat dari klien kalian dengan cara yang efektif dan santun. Untuk memudahkan kalian dalam menghadapi situasi tertentu dalam project, kalian juga bisa menggunakan Wordcopy, sebuah kumpulan template copywriting untuk semua jenis urusan desainer & freelancer dengan klien. Untuk memperoleh produk tersebut, kunjungi situs eveerykit.com dan dapatkan kemudahan dalam setiap project kalian.
