Basic Tips: Menyusun Surat Menyurat untuk Project Desain
Kalian sebagai seorang desainer atau freelancer pasti pernah melakukan suatu project desain dan harus mengirimkan surat menyurat kepada klien atau pihak lainnya. Nah, dalam hal ini, kalian harus bisa menyusun surat yang profesional dan mudah dimengerti oleh penerima. Berikut ini adalah beberapa tips dalam menyusun surat menyurat untuk project desain yang bisa kalian terapkan:
Tentukan Format Surat yang Tepat
Surat Resmi
Jika surat yang kalian kirimkan merupakan surat resmi, pastikan format surat kalian sudah sesuai dengan standar surat resmi.
Surat Tidak Resmi
Apabila surat yang akan kalian kirimkan hanya bersifat informal, format surat bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan audience yang dituju.
Perhatikan Isi Surat
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Jangan menggunakan bahasa-bahasa yang terlalu rumit dan sulit dipahami oleh penerima surat.
Jangan Melupakan Penegasan
Agar tidak ada miskomunikasi dengan penerima, pastikan kalian menegaskan tujuan dari surat yang kalian kirimkan.
Sertakan Lampiran
Sesuaikan Lampiran dengan Isi Surat
Pastikan lampiran yang disertakan relevan dengan isi surat.
Urutkan dan Beri Label pada Lampiran
Agar lebih mudah dibaca dan dipahami oleh penerima surat, urutkan dan beri label pada setiap lampiran yang kalian sertakan.
Pilih Media Pengiriman yang Tepat
Jika surat yang kalian kirimkan bersifat elektronik, gunakan email sebagai media pengirimannya.
Surat Fisik
Jika surat yang kalian kirimkan bersifat fisik, pastikan kalian mengirimkannya melalui layanan pengiriman surat yang terpercaya.
Buat Salinan Surat
Untuk Kalian Sendiri
Buatlah salinan surat untuk arsip kalian sendiri agar mudah dicari jika sewaktu-waktu diperlukan.
Untuk Penerima Surat
Jika kalian mengirimkan surat melalui layanan pengiriman, pastikan kalian juga membuat salinan surat untuk penerima surat.
Cek Ulang Surat Sebelum Dikirimkan
Periksa Format dan Penulisan
Sebelum mengirimkan surat, pastikan kalian mengecek kembali format dan penulisan pada surat yang telah kalian susun.
Periksa Ejaan dan Tanda Baca
Jangan lupa untuk mengecek kembali ejaan dan tanda baca pada surat yang telah kalian susun.
Bonus Tips
- Gunakan surat yang mudah dimengerti oleh siapa saja.
- Gunakan bahasa yang sopan dan profesional pada surat tersebut.
- Buatlah daftar pertanyaan yang dianggap sulit dipahami oleh penerima surat, dan ajukan pertanyaan tersebut kepada teman atau orang lain yang lebih faham tentang format surat.
Kesimpulan
Dalam menyusun surat untuk project desain, kalian dapat menggunakan template dari Delancer. Delancer menyediakan kumpulan template surat yang dapat digunakan oleh desainer dan freelancer untuk menyesuaikan surat yang kalian kirimkan dengan kebutuhan kalian. Dapatkan kumpulan template surat tersebut di link berikut: Delancer.
