Ketika kalian bekerja dalam industri kreatif seperti desain atau penulisan, kalian pasti akan bertemu dengan klien yang memiliki pertanyaan yang bersifat kritis. Sebagai seorang freelancer atau desainer, kalian harus mampu menangani situasi ini dengan bijak untuk menjaga hubungan baik dengan klien dan memastikan proyek berjalan dengan lancar.
1. Mendengarkan Pertanyaan dengan Seksama
Mendengarkan dengan Fokus
Sebelum menjawab pertanyaan yang diberikan oleh klien, pastikan kalian mendengarkan pertanyaan tersebut dengan seksama. Fokuskan perhatian kalian pada pertanyaan yang diajukan dan jangan membuat asumsi sendiri mengenai apa yang klien ingin tanyakan.
Mengajukan Pertanyaan Balik
Setelah kalian mendengarkan pertanyaan dengan seksama, ajukan pertanyaan balik untuk memastikan bahwa kalian memahami apa yang klien ingin tanyakan. Hal ini juga membantu untuk menjaga agar klien merasa didengarkan dengan baik.
2. Memberikan Jawaban yang Jelas
Memahami Tujuan Klien
Sebelum menjawab pertanyaan yang diberikan oleh klien, pastikan kalian memahami tujuan klien secara keseluruhan. Dengan mengetahui tujuan keseluruhan klien, kalian dapat memberikan jawaban yang lebih tepat dan relevan.
Memberikan Solusi yang Tangible
Coba berikan solusi yang konkrit dan tangibele. Pastikan bahwa solusi yang diberikan juga dapat membantu klien dan direktur project.
3. Menjaga Ketenangan
Bersenang-senang Dalam Menjaga Ketenangan
Jangan terburu-buru dalam merespon jika terdapat pertanyaan kritis. Kalian dapat menyelipkan humor dalam tanggapan tanpa kehilangan keprofesionalan.
Menjaga Bahasa
Pastikan perkataan yang digunakan bersifat sopan dan profesional dalam membantu menjaga keterbukaan dan kejelasan dalam menjawab pertanyaan yang diberikan oleh klien.
4. Ingat Target Utama
Mengingat Proyek Yang Sedang Berjalan
Ketika kalian merespon permasalahan kritis, kalian perlu mengingat proyek apa yang sedang berjalan dan menegaskan kembali tujuan dari proyek tersebut. Hal ini akan membantu untuk menjaga fokus dan mendapatkan hasil yang diharapkan.
Menyelaraskan Harapan
Salah satu hal penting dalam merespon pertanyaan kritis adalah dengan menyelaraskan harapan dari klien dan direktur project. Kalian dapat mengkonfirmasi kembali harapan yang diinginkan baik dari sisi klien dan direktur project agar terhindar dari kesalahpahaman.
5. Mengajukan Pertanyaan
Mengeksplorasi Dalam Mendapatkan Jawaban yang Tepat
Kalian dapat mengajukan pertanyaan tambahan untuk memahami pertanyaan kritis yang diberikan oleh klien. Dengan melakukan eksplorasi pertanyaan, dapat membantu untuk mendapatkan jawaban yang lebih tepat.
Membuka Keterbukaan Dalam Komunikasi
Dengan memulai dengan mengajukan pertanyaan, kalian dapat membuka keterbukaan dalam komunikasi antara kalian dan klien. Hal ini dapat menjadi titik awal untuk pembahasan yang lebih jelas dan menyeluruh untuk memastikan keberhasilan proyek.
6. Hindari Perdebatan
Menekankan Perbedaan Pendapat
Jangan membuat pembanding atau menciptakan pemikiran yang mengkambing hitamkan semua pihak. Hal ini akan memperparah dam meningkatkan resiko setiap atau entah menjadi super kritis terhadap suatu proyek.
Menekankan Fakta dan Data
Selalu gunakan fakta dan data dalam menyampaikan jawaban. Hal ini lebih tepat dan konkrit dalam menjaga kliritas dan menjaga agar obyektifitas ditegakkan sebagai kunci keberhasilan suatu project.
7. Menyelesaikan Dalam Waktu Tepat
Menghargai Waktu Klien
Ketika kalian merespon pertanyaan kritis, pastikan kalian merespon dengan cepat dan tepat. Jangan sampai klien menunggu terlalu lama untuk mendapatkan jawaban. Ini dapat membuat klien merasa tidak dihargai.
Berbuat Adil Dengan Direktur Project
Pastikan juga agar jawaban yang diberikan tidak mengorbankan waktu dan keterampilan teman se-tim. Berikan keadilan tepat dengan mengatur tim agar semua anggota dapat membagikan tugasnya agar tugas tersebut dilaksanakan dengan tepat waktu
Tips Bonus: Menyenangkan Customer Service
- Biasakan memberikan sapaan awal yang sopan kepada klien
- Hindari kata-kata yang bersifat negatif
- Menemukan kesamaan dengan klien dan melakukan pembicaraan ringan jika diperlukan.
Dalam menghadapi pertanyaan kritis, kalian harus merespon dengan bijak dan profesional untuk menjaga hubungan baik dengan klien dan memastikan proyek berjalan dengan lancar. Untuk menyederhanakan pekerjaan kalian, kalian dapat mencoba menggunakan produk Wordcopy. Wordcopy adalah kumpulan Template copywriting untuk semua jenis urusan desainer & freelancer dengan klien. Kalian dapat menemukan Wordcopy di link berikut: https://eveerykit.com/product/wordcopy.
