Kalian sebagai desainer atau freelancer pasti seringkali harus melakukan surat menyurat dengan klien dalam menjalankan project desain. Nah, untuk memudahkan kalian dalam menulis surat menyurat yang efektif, berikut ini adalah 5 tips yang bisa kalian terapkan.
1. Kenali Tujuan dari Surat Menyurat
Identifikasi Kebutuhan Klien
Sebelum menulis surat, pastikan kalian mengerti tujuan dari surat yang akan ditulis. Salah satu cara yang bisa kalian lakukan adalah dengan mengidentifikasi kebutuhan klien terlebih dahulu.
Tujuan Surat
Setelah mengidentifikasi kebutuhan klien, pastikan kalian juga mengetahui tujuan dari surat tersebut. Apakah untuk menjelaskan hasil project yang sudah selesai atau untuk meminta persetujuan dari klien?
2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Pilih Kata-kata yang Tepat
Kalian harus memilih kata-kata yang tepat dalam menulis surat menyurat. Hindari penggunaan kata-kata yang sulit dipahami atau kata-kata yang ambigu.
Jangan Terlalu Panjang
Jangan menulis surat yang terlalu panjang. Kalian bisa memilih kata-kata yang tepat dan singkat agar surat kalian lebih mudah dipahami oleh klien.
3. Sertakan Informasi yang Diperlukan
Detail Project
Sertakan detail project yang sedang kalian kerjakan seperti deadline, budget, dan spesifikasi project. Hal ini akan memudahkan klien untuk memahami project yang sedang kalian kerjakan.
Informasi Kontak
Jangan lupa untuk menyertakan informasi kontak kalian seperti email dan nomor telepon agar klien bisa menghubungi kalian jika ada hal yang perlu dibicarakan lebih lanjut.
4. Pastikan Surat Sudah Di-Proofread
Periksa Tanda Baca dan Ejaan
Pastikan kalian telah memeriksa tanda baca dan ejaan pada surat yang sudah kalian tulis. Hal ini akan membuat surat kalian terlihat lebih profesional.
Gunakan Aplikasi Grammar Checker
Gunakan aplikasi grammar checker untuk memeriksa grammar pada surat kalian. Hal ini akan mengurangi kesalahan grammar dalam surat.
5. Tindak Lanjuti Surat Menyurat
Follow Up dengan Klien
Jangan lupa untuk follow up dengan klien setelah kalian mengirimkan surat. Hal ini akan memastikan bahwa klien sudah menerima surat dan memahami isi dari surat tersebut.
Terima Kasih atas Perhatian
Terima kasihkan klien atas perhatian dan waktu yang telah diberikan untuk membaca surat yang kalian kirimkan.
Bonus Tips: Buat Surat Menyurat yang Unik
- Coba gunakan format surat yang berbeda dari yang biasanya kalian gunakan
- Tambahkan elemen visual seperti gambar atau infographic pada surat kalian
- Gunakan bahasa yang cocok dengan brand image kalian
Demikianlah yang bisa kalian terapkan. Jangan lupa untuk download produk digital inovatif dari Eveerykit untuk para desainer & freelancer di sini.
