Saat kalian bekerja sebagai desainer atau freelancer, penting untuk dapat menjalin komunikasi yang efektif dengan klien. Salah satu cara yang efektif untuk menjalin komunikasi dengan klien adalah melalui email. Kalian bisa mengirimkan pesan, pertanyaan, atau bahkan draft desain pada klien kalian dengan mudah melalui email. Namun, bagaimana agar email yang kalian kirimkan mudah dipahami oleh klien dan membuat project desain kalian berjalan dengan baik? Berikut tips-tips yang bisa kalian terapkan:
1. Memberikan Pengenalan Diri dan Tujuan Email
Pengenalan Diri
Ketika kalian mengirim email pada klien, pastikan memberikan pengenalan diri pada klien. Ini berguna agar klien tahu siapa yang mengirim email tersebut dan siapa yang mengurus project desain mereka.
Tujuan Email
Setelah memberikan pengenalan diri, jangan lupa untuk menyebutkan tujuan email kalian. Apakah kalian ingin memberikan update terbaru mengenai project desain, atau konsultasi mengenai ide baru, atau bahkan bertanya mengenai isi email sebelumnya yang klien kirimkan? Jangan lupa untuk menyebutkan tujuan email agar klien tahu apa yang harus dijawab atau dibalas.
2. Gunakan Bahasa Formal dan Jelas
Bahasa Formal
Kalian harus menggunakan bahasa formal ketika mengirimkan email pada klien kalian. Kalian harus menghindari penggunaan bahasa slang atau bahasa kasual. Ini berguna agar email kalian terlihat profesional dan menampilkan kualitas kerja yang baik pula.
Bahasa Jelas
Menulis email dengan bahasa jelas sangatlah penting agar klien mudah memahami apa yang ingin kalian sampaikan. Hindari menggunakan bahasa yang ambigu atau sulit dimengerti. Pastikan kalian menulis dengan kalimat yang jelas dan mudah dipahami untuk memudahkan klien berinteraksi dengan kalian.
3. Sertakan Informasi Lengkap mengenai Project
Detail Project
Dalam mengirim email pada klien, pastikan kalian menyertakan detail project secara lengkap. Ini berguna agar klien lebih memahami project dan mudah untuk berinteraksi dengan kalian nantinya. Informasi yang lengkap akan membuat email menjadi lebih terstruktur dan klien bisa lebih mudah mengetahui apa yang terjadi dalam project desain yang sedang dikerjakan.
Timeline Project
Untuk memudahkan klien memahami jadwal kerja kalian, cantumkan timeline project secara jelas dan tertulis secara rinci pada email atau gambaran-gambaran besar. Ini berguna bagi klien untuk mengetahui kapan project desain akan selesai dan apa yang bisa mereka harapkan selanjutnya.
4. Berikan Pilihan Tindakan kepada Klien
Pilihan Tindakan
Setelah kalian memberikan detail project kepada klien, jangan lupa untuk memberikan opsi pilihan kepada klien. Ini berguna agar klien bisa lebih berpartisipasi dalam project desain dan memiliki kontrol atas keputusan-keputusan yang harus diambil selanjutnya.
Pertanyaan Terakhir
Sebelum kalian mengakhiri email, adakalanya kalian memerlukan kepastian atau pernyataan penegasan dari klien mengenai kemajuan project desain. Oleh karena itu, selalu berikan pertanyaan terakhir agar klien dapat memberikan feedback atau tanggapannya pada kalian.
5. Kirim Pengingat Mengenai Deadline
Pengingat Deadline
Jika proyek desain memiliki deadline penting, kirimkan pengingat pada klien tentang deadline tersebut untuk memastikan project tersebut berjalan sesuai jadwal. Ini akan membantu klien mempersiapkan hal-hal lebih baik untuk menjaga desain tetap ter-kontrol.
Bahan Baku
Desainer harus memastikan bahwa klien mengirimkan bahan-bahan baku yang diperlukan tepat waktu agar dapat memenuhi tenggat waktu proyek. Jika klien gagal mengirimkan bahan baku di waktu yang ditetapkan, beri pengingat ketimbang menunggu hingga menimbulkan keterlambatan di deadline.
6. Gunakan Template Email Secara Konstan
Template Email
Sebagai desainer atau freelancer, kalian akan sering mengirim email yang serupa. Oleh karena itu, kalian harus membuat template email yang berisi format email yang umum kalian gunakan. Hal ini akan memberikan efisiensi dalam pengiriman email, karena kalian tidak harus menulis email dari awal setiap kali mengirimkan email pada klien.
Personalisasi Email
Setelah kalian membuat template email, kalian bisa menambahkan beberapa informasi atau kalimat personal sebagai penyesuaian saat mengirimkan email pada klien. Ini akan menunjukkan bahwa kalian memperhatikan detail dan peduli pada klien kalian.
7. Gunakan Email untuk Membangun Hubungan Kerja yang Baik
Email Non-Project
Selain menggunakan email untuk berkomunikasi mengenai project desain, kalian juga bisa menggunakan email untuk membangun hubungan kerja yang baik dengan klien kalian. Kalian bisa mengirimkan update atau informasi terbaru mengenai industri atau berita seputar dunia desain dalam email tersebut. Hal ini akan menunjukkan bahwa kalian peduli dan ingin memberikan informasi yang bermanfaat bagi klien.
Email Ucapan Selamat atau Ulang Tahun
Kalian juga bisa mengirimkan email ucapan selamat atau ulang tahun pada klien kalian. Hal ini akan memperlihatkan bahwa kalian peduli pada hari-hari penting dalam hidup klien kalian. Kesan baik ini bisa membantu kalian untuk mempertahankan klien kalian di masa depan.
Bonus Tips: Penggunaan Email yang Efektif
- Hindari penggunaan email untuk membangun hubungan kerja yang tidak profesional atau tidak patut. Ini harus dihindari agar email kalian tetap terlihat profesional dan terfokus pada project desain.
- Periksa ulang email kalian bahkan jika sudah dilakukan berulang-ulang. Ini membantu memastikan kesalahan penulisan dan penyampaian pesan dihindari.
- Gunakan signature yang profesional. Signature memperlihatkan detail kontak kalian seperti alamat email, nomor telepon, dan link website atau media sosial. Signature ini juga berguna untuk mencantumkan Detail perusahaan yang anda punya.
- Tambahkan subject line yang informatif. Judul yang informatif di dalam subject line akan memudahkan klien untuk mencari email kalian dan membaca email kalian.
- Ukur pengguaan email. Tentukan waktu yang tepat untuk membalas email dan berkomunikasi dengan klien. Ini membantu kalian tetap dijadwalkan dan mengurangi stress.
Kesimpulan
Menjalin komunikasi yang efektif dengan klien lewat email adalah hal yang sangat penting dalam proses desain. Dengan mengikuti tips-tips di atas, kalian bisa memperkuat komunikasi kalian dengan klien, memastikan project desain kalian berjalan lancar, serta membangun hubungan kerja yang baik dengan klien. Dalam mendukung pekerjaan kalian sebagai desainer atau freelancer, Eveerykit menyediakan produk digital inovatif, langsung aja cek semua produknya di Eveerykit.
