Kalian mungkin pernah mengalami kesulitan dalam memperoleh informasi atau materi pendukung yang relevan dari klien kalian dalam suatu project. Kesulitan ini dapat terselesaikan dengan beberapa trik sederhana yang akan kita bahas dalam artikel ini.
Trik 1: Mendefinisikan Scope Project dengan Jelas
1: Berkomunikasi dengan Klien untuk Menentukan Ruang Lingkup Project
Sebelum memulai suatu project, kalian harus berkomunikasi dengan klien untuk menentukan ruang lingkup project yang jelas. Definisi yang jelas akan membantu kalian dalam mengidentifikasi informasi dan materi pendukung apa yang dibutuhkan dari klien untuk menyelesaikan project tersebut dengan tepat.
2: Buat Dokumen Scope Project untuk Membuat Kesepakatan Berkaitan dengan Lingkup Project
Setelah kalian dan klien setuju mengenai scope project, pastikan untuk membuat dokumen scope project yang jelas. Dokumen ini akan menjadi dasar kesepakatan bersama tentang target project dan output yang diinginkan. Dokumen scope project juga akan membantu kalian dalam menyediakan informasi dan materi pendukung yang relevan dari klien.
Trik 2: Berkomunikasi dengan Klien Secara Teratur
1: Tentukan Waktu untuk Membahas Progress Project
Setelah memulai project, pastikan untuk menentukan jadwal reguler untuk berkomunikasi dengan klien mengenai progress project. Hal ini akan memberikan kalian kesempatan untuk meminta informasi dan materi pendukung yang dibutuhkan untuk menyelesaikan project tersebut. Kalian juga akan dapat menunjukkan progress project kepada klien dan mendapatkan umpan balik seputar kualitas pekerjaan.
2: Pertanyakan Informasi yang Diperlukan Secara Tepat
Jangan ragu untuk bertanya secara tepat mengenai informasi atau materi pendukung yang dibutuhkan dari klien. Pertanyaan yang tepat akan membantu kalian untuk mencapai tujuan project dengan efektif dan efisien. Ajukan pertanyaan yang terperinci untuk memastikan pemahaman yang sama dari perspektif kalian dan klien
Trik 3: Gunakan Platform Berbasis Cloud untuk Berbagi Informasi dan Materi Pendukung
1: Tentukan Platform Cloud yang Tepat dan Bisa Dikenali Klien
Platform cloud seperti Dropbox, Google Drive, atau Microsoft OneDrive dapat digunakan untuk berbagi informasi dan materi pendukung dengan klien secara efisien. Pastikan untuk menentukan platform yang tepat dan bisa dikenali oleh klien sehingga mereka dapat mengaksesnya dengan mudah.
2: Kategorikan Dokumen untuk Memudahkan Akses
Untuk memudahkan klien dalam mencari informasi dan materi pendukung, kalian harus mengkategorikan dokumen yang kalian upload ke platform cloud tersebut. Pastikan bahwa dokumen terorganisir dengan baik dan mudah ditemukan. Dalam kategori tersebut, terdapat dokumen informasi atau materi pendukung yang relevan, termasuk instruksi, panduan, dan contoh-contoh.
Trik 4: Gunakan Tools untuk Meringkas Informasi dari Klien
1: Menentukan Tools yang Tepat untuk Meringkas Informasi
Klien mungkin telah memberikan informasi atau materi pendukung dalam format yang beragam. Tools online dapat digunakan untuk meringkas informasi tersebut dan mengorganisasikannya dengan baik. Tools seperti Trello, Asana, atau Evernote, dapat membantu untuk mempercepat dan memudahkan pembagian informasi dari klien kepada tim.
2: Buat Ringkasan Informasi untuk Diperiksa Kembali oleh Klien dan Tim
Setelah kalian mereview informasi atau materi pendukung dari klien, buatlah ringkasan informasi yang jelas untuk diperiksa kembali oleh klien dan tim. Dengan cara ini, semua pihak akan memahami informasi dan materi pendukung yang dibutuhkan sesuai dengan panduan yang sudah ditetapkan.
Trik 5: Menghindari Informasi yang Tidak Relevan
1: Buat Filter Informasi yang Tidak Relevan
Buatlah filter untuk mencegah informasi yang tidak relevan dari masuk ke dalam project. Hal ini akan menghindari tim dari membuang waktu dan sumber daya untuk mengumpulkan informasi yang tidak diperlukan
2: Identifikasi Informasi yang Tidak Diperlukan
Dalam proses pengumpulan informasi dan materi pendukung dari klien, pastikan untuk mengidentifikasi informasi yang tidak diperlukan. Ada beberapa informasi yang bisa mengganggu progress project dan harus dihindari dari awal.
Trik 6: Tetap Fleksibel
1: Tetap Fleksibel Dalam Menyesuaikan Kebutuhan Project
Tidak ada satu project pun yang berjalan lancar 100%. Terkadang, kebutuhan project dapat berubah ketika project dikerjakan. Bersikap fleksibel dalam menyesuaikan kebutuhan project akan membantu dalam memperoleh informasi dan materi pendukung yang relevan dari klien, bahkan ketika kebutuhan berubah.
2: Beri Tahu Klien Ketika Kebutuhan Berubah
Terkadang, kebutuhan project berubah seiring waktu. Ketika hal ini terjadi, beritahu klien sesegera mungkin tentang perubahan tersebut. Dengan cara ini, klien dapat dengan mudah memberikan informasi dan materi pendukung yang relevan sesuai dengan kebutuhan yang diperbarui.
Tips Bonus: Minta Masukan dari Klien tentang Informasi dan Materi Pendukung yang Diberikan
- Minta masukan dari klien tentang informasi dan materi pendukung yang sudah diberikan.
- Setelah project selesai, minta umpan balik dari klien tentang proses pengumpulan informasi dan materi pendukung.
- Beri penghargaan kepada klien yang sudah memberikan informasi dan materi pendukung yang relevan untuk project, termasuk testimonial atau referensi.
Kalian dapat menggunakan Wordcopy, kumpulan Template copywriting untuk semua jenis urusan desainer & freelancer dengan klien, untuk mengorganisasikan dokumen project yang terorganisir dan baik. Kalian dapat mengakses Wordcopy di link berikut: Wordcopy.
Kesimpulan
Mendapatkan informasi dan materi pendukung yang relevan dari klien tidaklah sulit jika kalian mengikuti beberapa trik yang telah kita bahas. Rajin dan fleksibel dalam berkomunikasi dengan klien serta menggunakan tools yang tepat dapat membantu kalian dalam memperoleh informasi dan materi pendukung yang diperlukan untuk menyelesaikan project. Wordcopy juga dapat membantu dalam mengorganisasikan dokumen project dan membuat project menjadi lebih efisien dan efektif.
