Kalian pasti pernah membaca pengalaman yang berbeda-beda tentang bagaimana cara meminta informasi dan materi pendukung dengan baik dan benar. Ada yang bilang meminta terlalu banyak akan mengganggu kinerja, sementara yang lain mengatakan meminta informasi yang tepat pada waktunya dapat meningkatkan produktivitasmu. Berikut adalah tips untuk meminta informasi dan materi pendukung yang tepat dengan cara yang tactful.
Jangan Pernah Takut Bertanya
1: Kenali Kebutuhanmu Terlebih Dahulu
Kalian harus tahu apa saja yang kalian butuhkan untuk menyelesaikan project dengan baik. Jangan malu bertanya pada klien kamu, karena tahu apa yang diinginkan akan membantu kalian merencanakan project dengan lebih matang.
2: Sampaikan Pertanyaanmu dengan Jelas
Jangan takut untuk menanyakan jika kalian tidak mengerti hal yang klien maksud. Pastikan jika kalian mengerti dan tahu betul tentang kebutuhan project yang diinginkan oleh klien.
Gunakan Bahasa yang Tepat
1: Hindari Kata-kata yang Menyinggung
Kalian harus teliti dengan kata-kata yang kalian gunakan saat berkomunikasi dengan klien. Hindari kata-kata yang bisa menyinggung atau membahayakan hubungan kalian.
2: Jangan Menggunakan Bahasa yang Terlalu Formal
Memang harus menggunakan bahasa yang sopan dan menghormati klien tetapi hindari bahasa yang terlalu formal yang justru membuat klien merasa tidak nyaman.
Tunjukkan Apresiasi pada Klien
1: Jangan Lupa Ucapkan Terima Kasih
Kamu harus tahu bahwa klien memberikan banyak waktu, tenaga dan uang pada project, jadi jangan lupa mengucapkan terima kasih.
2: Apresiasi Klien dengan Memberikan Tanda Perhatian
Kalian bisa mengirimkan tanda perhatian seperti email atau panggilan untuk menanyakan perkembangan project. Ini akan membuat klien merasa dihargai dan terlibat dalam project.
Tetapkan Batas Waktu untuk Meminta Informasi
1: Tetapkan Waktu Terbaik untuk Meminta Informasi
Kalian harus menetapkan waktu terbaik untuk meminta informasi dan materi pendukung kepada klien. Ini akan membantu klien merencanakan waktu mereka secara baik dan dapat memberikan respon yang lebih cepat.
2: Ingat Kapan Hari Terakhir untuk Meminta Informasi
Tentukan batas waktu untuk meminta informasi dan pastikan klien tahu kapan hari terakhir bagi kalian untuk meminta informasi. Ini memastikan kalian bisa menghindari keterlambatan menyelesaikan project.
Jangan Meminta Informasi Terlalu Banyak
1: Meminta Informasi yang Dibutuhkan Saja
Bertanya lebih banyak tentang project tak berarti akan meningkatkan work performance kalian. Pilih informasi yang benar-benar dibutuhkan sesuai dengan progress yang sedang dikerjakan pada project.
2: Mengurangi Dalam Meminta Informasi
Tanyakan terlebih dahulu kepada diri kalian apakah materi yang ingin kalian minta ini benar-benar diperlukan, ataukah memang hanya ingin tahu semata. Dengan mengurangi hal tak perlu, kalian bisa membuat waktu kalian untuk fokus pada project.
Berikan Alasan Kenapa Meminta Informasi dan Materi Pendukung
1: Jangan Hanya Sekedar Meminta
Kalian harus menyediakan alasan kenapa kalian membutuhkan informasi dan materi pendukung pada project. Identifikasi pada bagian project mana yang membutuhkan hal tersebut dan sampaikan alasan jelas ke klien.
2: Memiliki Rencana Jelas
Sebelum meminta informasi, pastikan kalian sudah memiliki rencana jelas tentang bagaimana dan kapan akan menggunakan materi yang diminta, mana-mana saja yang sifatnya mendesak.
Judul 7: Pilih Metode Komunikasi yang Sesuai Untuk Meminta Informasi dan Materi Pendukung
1: Pertimbangkan Apa yang Diinginkan Klien
Kalian harus mengikuti metode komunikasi apa yang dilakukan klien. Apakah lebih suka melalui email atau malah lebih suka bertatap muka. Hal tersebut harus diperhatikan untuk meningkatkan performa kalian.
2: Pastikan Bahwa Kalian Memilih Metode yang Tepat
Setelah mencari tahu metode komunikasi klien, pastikan juga bahwa kalian memilih metode yang tepat. Apakah menggunakan video call atau lebih suka bertemu langsung. Dengan memilih metode yang tepat, kalian akan lebih efektif dalam meminta informasi dan materi pendukung yang diperlukan.
Tips Bonus: Tetap Sopan Saat Kompromi
- Komunikasikan dengan baik tentang apa yang harus dikerjakan.
- Jangan memaksakan pendapatmu sendiri.
- Cari kemungkinan terbaik bersama dengan klien.
Kesimpulan
Mintalah informasi dan materi pendukung dengan jelastan dan dengan melakukan komunikasi yang baik kepada klien. Dengan menggunakan Wordcopy, kalian akan lebih mudah untuk mengirim email dengan bahasa yang efektif dan sopan kepada klien. Yuk, cek sekarang juga produk Wordcopy sekarang!
