Kalian pasti sering mengalami situasi ketika klien kalian bertanya tentang proyek yang sedang kalian kerjakan. Sebagai seorang freelancer atau desainer, kalian harus bisa menjawab pertanyaan klien dengan cepat dan efisien agar klien kalian merasa lebih tenang dan percaya pada kalian. Berikut adalah beberapa tips yang bisa kalian terapkan.
1. Pahami Pertanyaan Klien secara Detail
Penjelasan:
Saat klien kalian bertanya, pastikan kalian memahami pertanyaan tersebut dengan baik. Jangan sampai kalian salah paham dan memberikan jawaban yang tidak relevan dengan pertanyaan klien kalian. Ketika kalian sudah memahami dengan baik, kalian bisa memberikan jawaban yang lebih spesifik dan sesuai dengan kebutuhan klien kalian.
Contoh Pertanyaan:
“Apakah website kami bisa dilihat di smartphone?”
“Bisakah kalian mengubah warna background menjadi biru muda?”
2. Buat Jawaban yang Jelas dan Mudah Dipahami
Penjelasan:
Setelah kalian memahami pertanyaan klien dengan baik, kalian harus membuat jawaban yang mudah dipahami oleh klien. Hindari menggunakan bahasa teknis yang sulit dimengerti oleh orang awam. Gunakan istilah yang umum dan mudah dimengerti oleh klien kalian.
Contoh Jawaban:
“Ya, website kalian sudah responsive dan bisa dilihat di smartphone dengan baik.”
“Tentu, kami bisa mengubah warna background menjadi biru muda sesuai dengan keinginan kalian.”
3. Berikan Informasi yang Tepat dan Akurat
Penjelasan:
Setelah memberikan jawaban, pastikan bahwa informasi yang kalian berikan benar dan akurat. Klien kalian mengandalkan informasi yang kalian berikan, sehingga sangat penting untuk memberikan informasi yang tepat dan akurat agar tidak menimbulkan kesalahpahaman atau kebingungan pada klien kalian.
Contoh Informasi:
“Website kalian sudah responsive dan bisa diakses melalui smartphone dengan baik. Namun, terdapat beberapa navigasi yang tidak muncul di smartphone.”
“Untuk mengubah warna background, kami membutuhkan waktu 1-2 hari kerja.”
4. Jangan Menunda-nunda dalam Menjawab
Penjelasan:
Jangan biarkan pertanyaan klien terlalu lama tanpa jawaban. Hal ini dapat membuat klien kalian merasa tidak dihargai dan merasa tidak nyaman dengan layanan kalian. Usahakan untuk menjawab pertanyaan klien dalam waktu maksimal 24 jam.
Contoh Situasi:
“Klien kalian bertanya melalui email pada hari Kamis, sebaiknya kalian menjawab pertanyaan tersebut maksimal pada hari Jumat.”
5. Gunakan Kata-kata yang Baik dan Santun
Penjelasan:
Gunakan kata-kata yang sopan dan baik saat menjawab pertanyaan klien. Jangan sampai kalian menggunakan kata-kata kasar atau tidak sopan yang dapat membuat klien kalian tersinggung atau tidak senang dengan layanan kalian.
Contoh Kata-kata:
“Terima kasih atas pertanyaannya.”
“Kami akan segera menyelesaikan permintaan kalian.”
6. Sediakan Informasi Kontak yang Mudah diakses
Penjelasan:
Untuk memudahkan klien kalian ketika memiliki pertanyaan, sediakan informasi kontak yang mudah diakses. Informasi kontak yang bisa diberikan antara lain nomor telepon, email atau akun sosial media kalian.
Contoh Informasi Kontak:
“Jika kalian memiliki pertanyaan lain, kalian bisa menghubungi kami melalui email di [email protected] atau dengan mengirimkan pesan langsung melalui akun Instagram kami.”
7. Cari Solusi Jika Pertanyaan Klien Sulit Dijawab
Penjelasan:
Saat kalian mendapat pertanyaan yang sulit dijawab, jangan langsung menyerah. Cari solusi dan jawaban yang tepat dengan berdiskusi dengan klien kalian atau mencari bantuan dari teman kalian yang ahli dalam bidang tersebut.
Contoh Pertanyaan Sulit:
“Bisakah kalian membuat website untuk market place yang bisa menampilkan produk dari berbagai penjual?”
Tips Bonus
- Gunakan tools seperti Trello atau Asana untuk mengatur dan memprioritaskan pertanyaan klien
- Buat template jawaban standar untuk pertanyaan yang sering diajukan klien agar lebih cepat dan efisien dalam menjawab
- Usahakan untuk memberikan feedback atau update kepada klien secara berkala agar klien merasa diinformasikan dan terlibat dalam proyek
Itulah beberapa tips yang bisa kalian terapkan saat menjawab pertanyaan klien dengan cepat dan efisien. Jangan lupa untuk terus meningkatkan kemampuan kalian dalam berkomunikasi dengan klien dan berusaha memberikan layanan terbaik untuk mereka. Untuk lebih memudahkan kalian dalam proyek bersama klien, kalian bisa menggunakan Wordcopy sebagai kumpulan template copywriting untuk semua jenis urusan desainer dan freelancer dengan klien. Kalian bisa mengunjungi link berikut ini untuk mendapatkan produk ini: Wordcopy.
