6 Strategi Jawab Pertanyaan Klien untuk Meningkatkan Kredibilitas Kalian

Kalian pasti sering mengalami klien yang selalu bertanya-tanya tentang proyek yang sedang kalian kerjakan. Hal-hal seperti ini wajar terjadi, karena kita harus selalu memberikan kepuasan kepada klien. Namun, jika kalian tidak bisa mengatasi pertanyaan klien dengan baik, tentu saja ini bisa merugikan kalian. Oleh karena itu, dalam artikel ini, kami akan memberikan tips tentang bagaimana cara menjawab pertanyaan klien secara efektif, sehingga dapat meningkatkan kredibilitas kalian di hadapan mereka.

1. Dengarkan dan Pahami Pertanyaan Klien

Pertanyaan Tidak Selalu Mudah Dipahami

Ketika menerima pertanyaan dari klien, kalian harus mendengarkannya dengan baik dan mengerti pertanyaan tersebut sebelum memberikan jawaban. Sebab, ada kalanya pertanyaan yang diberikan tidak langsung menuju pada titik yang kalian harapkan. Oleh karena itu, kalian harus menanyakan ulang jika ada yang kurang jelas dalam pertanyaan tersebut.

Mencatat Pertanyaan Penting dari Klien

Mencatat pertanyaan penting dari klien dapat membantu kalian untuk mengingat pertanyaan-pertanyaan penting dan menjawabnya dengan benar. Sebab, jika ada pertanyaan yang lupa, hal ini tentu akan mengurangi kepercayaan klien pada kalian.

2. Berikan Jawaban Singkat, Jelas dan Mudah Dipahami

Menjelaskan dengan Gaya Bahasa yang Membangun

Kalian harus menjawab pertanyaan klien dengan gaya bahasa yang membawa arti kepercayaan dan persuasi sehingga klien merasa yakin bahwa kalian bekerja dengan baik. Selain itu, kalian harus memberikan jawaban yang mudah dipahami sehingga klien tidak kebingungan saat mendengar jawaban kalian.

Menggunakan Ilustrasi atau Contoh yang Mudah Dipahami Klien

Ilustrasi dan contoh dapat membantu klien untuk lebih memahami dan mengerti jawaban kalian. Selain itu, ilustrasi dapat menyederhanakan penjelasan kalian sehingga klien dapat lebih mudah memahami konsep yang ingin kalian sampaikan.

3. Berikan Solusi yang Terbaik untuk Klien

Menawarkan Solusi Alternatif Jika Diperlukan

Jika klien merasa belum puas dengan jawaban kalian, kalian bisa menawarkan beberapa solusi alternatif untuk masalah yang sedang dihadapi. Dengan begitu, klien bisa memilih solusi yang terbaik menurut dirinya.

Berbicara dengan Klien Mengenai Kemungkinan Risiko atau Masalah

Jika kalian menemukan masalah atau risiko dalam proyek yang sedang dikerjakan, kalian harus berbicara dengan klien dan memberitahukan masalah tersebut kepada klien. Hal ini bertujuan agar klien dapat mempersiapkan diri dan mengetahui informasi yang tepat mengenai proyek tersebut.

4. Berikan Kesempatan Kepada Klien untuk Memberikan Masukan

Mendengarkan Masukan dan Kritik dari Klien

Ketika menerima masukan atau kritik dari klien, kalian harus mendengarkan dan memberikan respons yang baik kepada klien. Hal ini bertujuan agar klien merasa dihargai dan memiliki kontribusi yang cukup dalam proyek yang sedang dikerjakan.

Berikan Balasan Terhadap Masukan yang Diberikan oleh Klien

Kalian harus memberikan balasan atau tanggapan atas masukan yang diberikan oleh klien. Hal ini memberikan kesan bahwa kalian menghargai masukan klien dan berusaha untuk melakukan perbaikan atas masukan tersebut.

5. Memberikan Informasi yang Lebih Mendalam Kepada Klien

Menjelaskan Proses yang Akan Dilakukan dengan Rinci Kepada Klien

Kalian harus menjelaskan secara rinci mengenai proses yang akan dilakukan dalam proyek tersebut. Dengan begitu, klien dapat memahami dan mengetahui apa saja yang akan dilakukan dalam proyek tersebut.

Menerapkan Konsep Abrasive dalam Penjelasan Kepada Klien

Prinsip abrasive adalah prinsip dalam komunikasi yang mengedepankan cara menyampaikan pesan secara efektif. Dalam konteks menjawab pertanyaan klien, kalian bisa menggunakan konsep abrasive untuk memberikan penjelasan yang lebih efektif kepada klien.

6. Menjaga Komunikasi yang Baik dengan Klien

Menjaga Intensitas Komunikasi yang Diatur dengan Klien

Kalian harus menjaga intensitas komunikasi dengan klien agar tidak terlalu sering atau jarang. Adanya komunikasi yang teratur dapat membantu kalian untuk meminimalisir adanya kebingungan atau ketidakpastian mengenai proyek yang sedang dikerjakan.

Memberikan Respon Cepat terhadap Pertanyaan Klien

Kalian harus memberikan respons yang cepat terhadap pertanyaan yang diberikan oleh klien. Hal ini bertujuan agar klien merasa dihargai dan tidak menunggu terlalu lama untuk mendapatkan jawaban dari kalian.

Bonus Tips:

• Selalu bersikap sopan dan menghormati klien.
• Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh klien.
• Buatlah catatan atas semua pertanyaan klien.
• Jangan takut untuk menanyakan kembali jika ada yang kurang jelas dalam pertanyaan yang diajukan oleh klien.

Demikianlah penjelasan mengenai 6 strategi jawab pertanyaan klien yang dapat meningkatkan kredibilitas kalian. Bagi kalian yang masih merasa kesulitan dalam memberikan penjelasan yang baik terhadap pertanyaan klien, kalian dapat menggunakan Wordcopy, sebuah kumpulan Template copywriting untuk semua jenis urusan desainer & freelancer dengan klien, yang dapat membantu kalian dalam membuat dokumen penjelasan proyek, penawaran harga, dan lain sebagainya. Semoga penjelasan di atas dapat membantu meningkatkan kredibilitas kalian di hadapan klien.