Kalian pasti telah berhadapan dengan klien sulit yang membuat kalian merasa frustrasi, bukan? Menghadapi klien sulit adalah pekerjaan yang rumit, terutama jika kalian merasakan bahwa kalian sedang mempertahankan pekerjaan. Oleh karena itu, kami telah menyiapkan beberapa tips untuk membantu kalian menjawab pertanyaan klien difficult lebih mudah dan lebih bersabar.
1. Dengarkan Pertanyaan Klien dengan Seksama
1.1 Menghindari kesalahpahaman
Mendengarkan pertanyaan klien dengan saksama akan membantu kalian memahami pertanyaannya dan menghindari kesalahpahaman. Kalian harus mematuhi permintaan mereka dan mencatat satu per satu pertanyaannya.
1.2 Menunjukkan Klien Bahwa Kalian Peduli
Mendengarkan mereka dengan hati-hati menunjukkan klien bahwa kalian memperhatikan dan peduli dengannya. Itu membuat mereka lebih bersedia untuk mempercayai kalian dan bekerja sama dengan kalian.
2. Berikan Jawaban yang Jelas dan Terperinci
2.1 Pastikan Kalian Memahami Pertanyaan Klien
Sebelum memberikan jawaban, pastikan kalian memahami pertanyaannya dengan jelas. Jika perlu, ulangi pertanyaannya untuk memastikan bahwa kalian memahaminya dengan benar sebelum memberikan jawaban yang jelas dan terperinci.
2.2 Hindari Jawaban yang Umum
Jawaban yang umum dan kabur hanya akan membuat klien lebih frustrasi dan menyebabkan mereka merasa bahwa kalian tidak menjalankan proyek dengan serius. Pastikan jawaban kalian spesifik dan terperinci untuk menghindari kebingungan.
3. Jangan Takut untuk Mempertanyakan Kembali pada Klien
3.1 Hindari Salah Dalam Membalas
Ketika tidak yakin tentang pertanyaan klien atau jawaban yang tepat, tanyakan kembali pada klien sebelum membuat keputusan. Ini sangat membantu untuk menghindari kesalahan dalam membalas.
3.2 Membantu Memperjelas Pertanyaan
Bertanya kembali pada klien adalah cara yang sangat baik untuk memastikan bahwa kalian memahami pertanyaan mereka dengan benar. Ini membantu kalian memperjelas pertanyaan dan membuat kalian lebih siap untuk memberikan jawaban yang tepat.
4. Beri Klien Informasi Proyek Secara Teratur
4.1 Membuat Klien Merasa Diperhatikan
Membantu klien merasa diperhatikan dengan memberikan informasi proyek secara teratur akan memastikan bahwa mereka merasa “terlibat” dalam proyek dan mengurangi kemungkinan masalah atau pertanyaan sulit yang lebih besar di masa depan.
4.2 Memberikan Klien Key Performance Indicator (KPI)
Memberikan klien KPI atau indikator performa kunci, seperti grafik atau laporan, membantu kalian menunjukkan pekerjaan kalian dan melacak kemajuan proyek yang akan membantu kalian menjawab pertanyaan mereka dengan cepat dan efektif.
5. Tetaplah Ramah dan Profesional
5.1 Berbicara dengan Bahasa yang Ramah
Ketika menjawab pertanyaan klien, gunakan bahasa yang jelas dan ramah. Dengan demikian, klien akan merasa lebih nyaman untuk bertanya dan pesan kalian akan terdengar lebih profesional dan membantu membentuk hubungan yang baik dengan klien.
5.2 Hindari Terburu-buru Dalam Memberikan Jawaban
Tetap tenang dan sabar ketika menjawab pertanyaan klien. Menghindari terburu-buru dan menunggu sejenak sebelum menjawab akan memastikan bahwa kalian memberikan jawaban yang tepat dan klien merasa didengar dan dihargai.
Tips Bonus:
- Jawab pertanyaan klien sesegera mungkin dan berikan tuntunan yang mudah dipahami.
- Ketika klien meminta untuk menjelaskan dengan lebih lengkap, jangan ragu untuk melakukannya. Ini akan membantu menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
- Berikan solusi alternatif jika diperlukan, sehingga klien merasa bahwa kalian mencoba dan bekerja sama dengannya dalam menyelesaikan proyek.
- Jangan menjanjikan sesuatu yang tidak mampu kalian lakukan, tetapi jangan pernah ragu untuk mencari solusi dan saran jika hal tersebut memungkinkan.
- Pastikan kalian memperlihatkan penghargaan pada klien dan terus memantau kemajuan proyek agar memperoleh pembaruan dengan update terbaru.
Kesimpulan
Menghadapi pertanyaan klien sulit bisa menjadi tantangan, tetapi dengan melakukan hal-hal yang tepat dan mematuhi saran yang diberikan di atas, kalian akan lebih mudah dan lebih efektif dalam menjawab pertanyaan klien. Jangan lupa bahwa keterampilan interpersonal penting dalam menjaga saya hati masing-masing.
Untuk memudahkan kalian dalam menghadapi klien dan menjawab pertanyaan sulit yang berkaitan dengan proyek, kalian dapat menggunakan Wordcopy, kumpulan template copywriting untuk semua jenis urusan desainer & freelancer dengan klien. Kunjungi link berikut ini untuk informasi lebih lanjut: Wordcopy.
